Certificado Digital, quando e porque?

Texto: Bruna Alves Silva

Atualmente, o Certificado Digital é um dos recursos mais utilizados pelas companhias para manter a contabilidade sempre em dia. A tecnologia proporciona desde a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) de forma otimizada até a facilidade de usa-lo em órgãos públicos como prefeituras e tribunais. Empresas enquadradas no regime Lucro Presumido são obrigadas, por lei, a terem o instrumento. Porém, em alguns Estados como Belo Horizonte e Porto Alegre a obrigação também engloba as optantes pelo Simples Nacional.
O Certificado Digital pode ser classificado como uma assinatura digital que assegura a autenticidade dos documentos online da companhia, evitando que seu teor seja adulterado ou falsificado. Por possuir validade jurídica, ele pode facilitar os gestores das empresas na hora de autenticar transações eletrônicas e até contribuir para a execução das obrigações fiscais através da internet. Ou seja, pode-se dizer que a ferramenta é um arquivo eletrônico que engloba as informações da companhia como CNPJ, endereço e demais dados. Essas informações são criptografadas e assinadas digitalmente por uma Autoridade Certificadora (AC), que é responsável por garantir a veracidade dos dados.
As ACs são credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Serasa Experian.
No Brasil, existem 12 tipos de certificados digitais, cada um com sua função e aplicabilidade de acordo com o nível de segurança e/ou atividade específica. Ao todo, são agrupados em 5 categorias. Certificado tipo A, de assinatura digital; Certificado tipo S e T, chamados de certificado de sigilo, para proteger dados sensíveis; Certificado tipo A CF-e-SAT, emitidos para todos os equipamentos do Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico – SAT-CF-e; Certificado tipo OM-BR, emitido somente para equipamentos metrológicos regulados pelo Inmetro.
Os utilizados corriqueiramente pela contabilidade das empresas, são o tipo A e o S.

• A1 — validade de um ano – armazenado no computador ou no dispositivo móvel (smartphone ou tablet);;
• A3 — validade de até cinco anos – armazenado em cartão, token criptográfico ou diretamente na nuvem.
Já o Certificado tipo S são os elencados de Certificados de Sigilo, já que protegem informações sensíveis e sigilosas de ataques cibernéticos dos criminosos da internet, os “famosos” hackers.

Mas, afinal de contas, para que serve o certificado digital?

• Como já dito anteriormente, o Certificado Digital pode ser utilizado em diversas situações pelo Departamento Contábil e Fiscal das empresas. Suas aplicações permite que as companhias tenham segurança, comodidade e privacidade nas informações durante as transações. Dentre essas vantagens, o documento ainda proporciona que a companhia acesse serviços da Receita Federal, assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais e até participe de leilões online.
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Apesar de todas essas utilidades, o Certificado Digital é utilizado, principalmente, para a assinatura de documentos virtuais, dando validade jurídica a contratos, propostas comerciais e documentos que possuem informações sensíveis, garantindo que o documento foi assinado pelo responsável da empresa, ou alguém autorizado a acessar tais informações.
Os clientes da Arquivo que utilizam o Certificado Digital conseguem concentrar grande parte da contabilidade do seu negócio em um lugar. Além disso, nossos especialistas ainda orientam àqueles que possuem dúvidas sobre como e por que utilizar a ferramenta, garantido que as obrigações que o Fisco estejam em dia e fazendo a manutenção da saúde financeira dos nossos clientes.